公的機関で働く内向型の主張

飲み会・集団行動は苦手だけど、繊細・敏感で他人の痛みや弱さに共感でき、どんな相手にも信頼される誠実さを持つ内向型・HSP・人見知りな人間が、「国や地域の制度・仕組みを決めるのに、様々な国民・住民の意見が反映され、誰もが利益を享受することができる、優しい(争いのない)社会」を実現するため、公的機関での勤務経験や、「あるべき理想への追求心」・「他人の痛みや弱さに共感できる気持ち」・「常識の枠にとらわれない自由な発想」など内向型の持つ強みを活かして主張します。

伝言業務は非効率

公的機関で働いていて、効率が悪いというか、余計に手間がかかるだけではないかと感じることがあります。

そのうちの一つが口頭による報告や伝言です。

伝言ゲームをやったりテレビで見たりしたことがある人はわかるように、伝言を続けていくと、最初に言った内容と最後に聞いた内容が全く違うということがあり得ます。

しかし、公的機関(大きな組織は皆そうかもしれませんが)ではこの伝言ゲームのようなやりとりがしょっちゅう行われています。

電話をしたところ相手が不在だったため、折り返し電話してもらうよう伝えてもらう、というぐらいであれば、情報量が少ないため、口頭で伝言を頼んでもあまり大きな支障はないでしょう。それでも、伝言を受けた人が先方の人の名前を聞き間違えると伝言にならないのですが・・・。

一方、

  • 会議(A)の内容を担当事務局の職員(B)が役員(C)に伝え、そこで言われたCの指示をBがAに伝える。
  • 質問者(A)が部署の窓口担当(B)に質問内容を言い、Bが直接の担当(C)にそれを説明。Cから受けた回答をBがAに返す(すべて口頭)。

という場面はどうでしょうか。間に入ったBに内容の理解力や説明力がなければ、正確な連絡・報告ができません。専門技術的な内容でBが事務職であればなおさらです。

BがCに伝言してもその趣旨をAに確認するよう返されたり、BがAに回答しても聞きたかった内容と違うと言われて質問をやり直されたり、ということが起きてしまいます。

私はBの立場になることが多く、AとCが直接やり取りすればすごく効率がいいのにと思いながら、いつも伝言しています。

勉強が足りないと思われるかもしれませんが、自分が直接関わっていない業務や専門的な知識が必要な内容だと限界があります。

人数も時間も余計にかかり効率の悪い、こういった業務は減らせないものでしょうか。